정기주주총회, 준비부터 등기까지 순서

정기주주총회는 매년 한 번 재무제표를 승인하고 임원 선임 같은 안건을 처리하는 회의입니다. 순서는 결산, 이사회의 재무제표 승인, 소집통지, 총회 결의, 의사록 작성, 필요한 경우 변경등기입니다. 12월 결산법인은 보통 3월 중에 마무리합니다.

1단계: 결산과 이사회 승인

먼저 장부를 마감하고 재무제표를 확정합니다. 이사는 재무제표와 영업보고서를 작성해 이사회 승인을 받습니다(상법 제447조). 감사가 있는 회사는 정기총회일 6주 전까지 감사에게 서류를 넘기고, 감사는 받은 날부터 4주 안에 감사보고서를 냅니다(제447조의3, 제447조의4). 결산 전에 볼 항목은 결산 전 재무제표 점검 체크리스트를 참고하세요.

2단계: 소집 결정과 통지

• 이사회에서 총회 일시, 장소, 안건을 정합니다.
• 주주에게 회일 2주 전까지 서면이나 전자문서로 통지합니다. 자본금 10억원 미만 회사는 10일 전까지 보내면 됩니다(제363조).
• 재무제표와 감사보고서는 회일 1주 전부터 본점에 비치합니다(제448조).
• 자본금 10억원 미만 회사는 주주 전원이 동의하면 소집 절차를 생략하거나 서면결의로 대신할 수 있습니다.

주주가 많지 않다면 통지와 함께 위임장 양식을 보내 두세요. 출석이 어려운 주주도 의결권을 행사할 수 있어 정족수를 채우기 쉬워집니다.

3단계: 총회 결의와 의사록

재무제표 승인, 이사 선임, 배당 결정은 보통결의 사항입니다. 출석 주주 의결권의 과반수, 그리고 발행주식 총수의 4분의 1 이상 찬성이 필요합니다(제368조). 정관 변경이 안건에 있다면 특별결의 요건을 따로 맞춰야 합니다.

총회가 끝나면 의사록을 작성하고 의장과 출석 이사가 기명날인 또는 서명합니다(제373조). 주주총회 의사록 무료 작성 도구로 소집통지서와 의사록을 한 번에 만들 수 있습니다.

4단계: 등기와 후속 업무

• 임원 선임·중임·퇴임이 있으면 2주 안에 변경등기를 신청합니다.
• 배당을 결의했다면 지급 일정과 원천징수를 챙깁니다.
• 결의 서류는 법인세 신고, 대출 심사 자료와 함께 보관합니다.

정기총회 안건을 정할 때는 재무제표 승인만 보지 말고 함께 처리할 일을 묶어 두면 효율적입니다. 임기 만료 임원의 중임, 임원 보수 한도 승인, 정관 정비, 배당 여부를 한 번에 검토하세요. 안건이 늘면 결의 요건이 달라질 수 있으니 안건별로 보통결의인지 특별결의인지 표시해 두는 것이 좋습니다. 결의 내용은 법인세 신고서의 임원 보수, 배당 처리와도 맞아야 하므로 세무사에게 미리 공유하세요.

예시: 12월 결산법인 일정

위 일정은 예시입니다. 감사 유무, 정관상 총회 시기, 법인세 신고 일정에 따라 앞당기거나 조정하세요. 등기 실무는 법무사, 세무 처리는 세무사와 확인하는 것이 안전합니다.

정기주주총회는 1년 숫자를 정리하는 자리이기도 합니다. 결산 숫자를 경영 판단에 쓰고 싶다면 더타임즈 CFO에 상담을 요청해 주세요.