주주총회 소집 절차와 통지 기간

주주총회는 이사회가 소집을 결정하고, 회일 2주 전까지 각 주주에게 서면이나 전자문서로 통지를 보내야 합니다(상법 제362조, 제363조). 자본금 10억원 미만 회사는 10일 전까지 보내면 되고, 주주 전원이 동의하면 소집 절차 없이 총회를 열 수 있습니다. 통지에는 일시, 장소, 회의 목적사항을 적습니다.

소집 절차 순서

1. 이사회 결의: 일시, 장소, 안건을 정합니다. 이사회가 없는 소규모 회사는 대표이사 등이 정하는 구조입니다.
2. 통지 발송: 주주명부상 주소로 보냅니다. 전자문서는 주주의 동의가 있어야 합니다.
3. 자료 준비: 정기총회라면 재무제표 등을 회일 1주 전부터 본점에 비치합니다.
4. 총회 개최: 본점 소재지나 인접한 곳에서 엽니다(제364조).

임시주주총회도 같은 절차를 따릅니다. 정기총회와 달리 필요할 때마다 열 수 있지만, 통지 기간과 목적사항 기재 원칙은 똑같이 적용됩니다. 발행주식 총수의 3% 이상을 가진 주주는 이사회에 임시총회 소집을 청구할 수도 있습니다(제366조).

통지 기간 정리

예시: 자본금 1억원 회사가 3월 25일에 총회를 연다면 늦어도 10일 전에 통지를 보내야 합니다. 날짜 계산에서 다툼이 생기지 않도록 하루 이틀 여유를 두고 3월 13일쯤 발송하는 것이 안전합니다. 우편 발송 영수증이나 이메일 발송 기록도 남겨 두세요.

소집통지서에 적을 내용

• 회사 상호와 대표이사
• 총회 일시와 장소
• 회의 목적사항(예: 제1호 의안 재무제표 승인의 건)
• 정관 변경 등 특별결의 안건은 의안의 요령
• 위임장 양식과 의결권 대리행사 안내

통지서에 없는 안건은 원칙적으로 그 총회에서 결의할 수 없습니다. 기타 안건을 넣어 두고 현장에서 중요한 사항을 결의하면 나중에 다툼의 원인이 됩니다. 결의할 가능성이 있는 사항은 모두 목적사항에 적어 두세요. 주주명부의 주소가 오래돼 통지가 반송되는 경우도 많습니다. 총회 전에 주주명부의 주소와 연락처를 한 번 정비하고, 반송된 통지는 기록과 함께 보관합니다.

소집통지서와 의사록은 주주총회 소집통지서 무료 작성 도구에서 안건을 고르면 바로 만들 수 있습니다.

절차를 어기면

통지 기간을 지키지 않았거나 일부 주주에게 통지를 빠뜨리면 주주가 결의 취소를 청구할 수 있습니다. 소는 결의일부터 2개월 안에 제기해야 합니다(제376조). 결의가 취소되면 그 결의로 한 등기와 후속 업무까지 흔들립니다. 주주 구성이 단순한 회사는 서면결의로 처리하는 것이 실무상 안전할 때가 많습니다.

결의 요건도 함께 확인

• 보통결의: 출석 의결권 과반수, 발행주식 총수 4분의 1 이상 찬성(제368조)
• 특별결의: 출석 의결권 3분의 2 이상, 발행주식 총수 3분의 1 이상 찬성(제434조)

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