기업업무추진비(접대비) 한도 관리

기업업무추진비는 예전에 접대비라 부르던 항목으로, 거래처와의 관계를 위해 쓴 비용입니다. 세법은 회사 규모와 매출에 따라 비용으로 인정하는 한도를 정해 두었고, 일정 금액을 넘는 지출은 법인카드 같은 적격증빙이 있어야 합니다. 한도를 넘거나 증빙이 없으면 그 금액은 비용에서 빠져 법인세가 늘어납니다.

무엇이 기업업무추진비인가

거래처 식사, 선물, 골프 비용, 경조사비처럼 특정 거래 상대방을 위해 쓴 비용이 해당합니다. 반면 불특정 다수에게 쓰는 광고선전비, 직원을 위한 복리후생비, 회의 중 간단한 다과를 위한 회의비와는 구분됩니다. 계정을 잘못 분류하면 한도 계산이 틀어지므로 지출 목적을 기록하는 습관이 중요합니다.

한도는 이렇게 구성됩니다

• 기본한도: 일반 기업보다 중소기업에 더 큰 금액이 주어집니다. 현행 기준으로 중소기업은 연 3,600만원이며, 사업연도가 12개월이 안 되면 월수로 나눠 계산합니다.
• 수입금액 기준 한도: 매출 구간별로 정해진 비율을 곱해 더합니다. 특수관계인과의 거래 매출에는 낮은 비율이 적용됩니다.
• 추가 한도: 문화 관련 지출, 전통시장 사용분 등에 대해 별도 한도가 있습니다.

비율과 추가 한도 항목은 세법 개정으로 자주 바뀝니다. 연초에 그해 적용 기준을 확인하고 예산을 정하는 것이 안전합니다.

증빙 요건

1. 한 번에 3만원을 넘는 지출은 법인카드, 세금계산서, 현금영수증 등 적격증빙이 필요합니다.
2. 임직원 개인카드로 결제한 접대비는 인정받기 어렵습니다. 반드시 법인 명의 카드를 씁니다.
3. 경조사비는 별도 금액 기준(현행 20만원)이 있으며, 청첩장·부고 문자 등을 보관합니다.
4. 지출결의서에 상대 거래처와 목적을 적어 둡니다.

월별 관리 방법

연말에 한도를 계산하면 이미 늦습니다. 연초에 예상 매출로 한도를 계산하고 12로 나눠 월 예산을 정한 뒤, 매달 사용액을 비교하는 방식이 가장 단순합니다.

예시: 예상 한도가 연 6,000만원인 중소기업이라면 월 500만원 수준을 기준선으로 둡니다. 9월까지 누적 사용액이 5,200만원이라면 4분기에는 800만원 안에서 써야 초과를 막을 수 있다는 판단이 나옵니다. 영업팀에도 이 숫자를 공유해야 실제로 관리가 됩니다.

한도를 넘으면 생기는 일

한도 초과분과 증빙 없는 지출은 법인세 계산 때 비용에서 빠집니다. 이를 세무조정에서 손금불산입이라고 하며, 원리는 세무조정이란 무엇인가에서 설명합니다. 또 사적 사용이 의심되는 지출은 대표 상여로 처리될 수 있습니다. 법인카드 사용 원칙은 법인카드 관리 방법을 참고하세요. 부가세 매입세액도 원칙적으로 공제되지 않는다는 점을 함께 기억해야 합니다. 정확한 한도 계산은 세무사와 확인하세요.

영업팀과 함께 쓰는 규칙

한도 관리는 재무팀 혼자 할 수 없습니다. 영업 담당자별 월 사용 기준, 지출결의서에 적을 항목(거래처명, 참석자, 목적), 법인카드 결제 원칙을 한 장짜리 규칙으로 만들어 공유하세요. 분기마다 담당자별 사용액을 보여 주면 자연스럽게 지출이 조절됩니다. 연말에 갑자기 사용을 막는 것보다 연초부터 기준을 알려 주는 편이 영업 현장의 반발도 적습니다.

예산을 넘길 것 같은 달에는 대면 접대 대신 회사 홍보물이나 공개 행사처럼 성격이 다른 지출로 바꿀 수 있는지 검토합니다. 다만 실제 성격과 다르게 계정만 바꾸는 것은 인정되지 않으니 지출 목적대로 분류해야 합니다.

영업비가 많은 회사일수록 한도 관리가 곧 세금 관리입니다. 더타임즈 CFO의 무료 재무진단으로 계정 분류와 월별 한도 관리 체계를 점검해 보세요.