법인카드, 비용 인정받으려면 이렇게 관리하세요

법인카드로 결제했다고 모두 회사 비용이 되는 것은 아닙니다. 비용으로 인정받으려면 업무와 관련 있다는 것을 설명할 수 있어야 하고, 거래처 접대에 쓴 돈은 기업업무추진비(옛 접대비) 한도 안에서만 인정됩니다. 개인 용도로 쓴 금액은 비용에서 빠지고 대표 상여나 가지급금으로 처리될 수 있습니다.

세무상 자주 문제되는 사용 유형

• 주말·공휴일 사용, 집 근처 가맹점 반복 사용
• 심야 시간 음식점·주점 결제
• 백화점, 마트, 학원, 병원 등 개인 생활 관련 업종
• 골프장, 유흥업소 사용
• 가족 명의 카드 또는 가족이 사용한 법인카드

이런 사용이 모두 안 되는 것은 아닙니다. 업무 목적이 분명하면 인정될 수 있지만, 기록이 없으면 설명하기 어렵습니다.

기업업무추진비 한도와 증빙

거래처 식사, 선물 등은 기업업무추진비로 분류됩니다. 세법은 기본 한도와 수입금액에 따른 한도를 더해 연간 비용 인정 금액을 정하고, 중소기업은 기본 한도가 더 큽니다. 또한 일정 금액을 넘는 건은 법인카드 등 적격증빙이 있어야 합니다. 한도 금액과 기준은 매년 개정될 수 있어 신고 전 확인이 필요합니다.

관리 방법 5단계

1. 카드 사용 규정 만들기: 사용 가능 업종, 1회 한도, 사용 시간 기준을 문서로 정합니다.
2. 결제 즉시 메모: 누구와, 무슨 목적으로 썼는지 남깁니다. 카드사 앱 메모나 경비 앱을 활용합니다.
3. 월 1회 검토: 월결산 때 주말·심야·제한 업종 사용 내역을 따로 뽑아 확인합니다.
4. 개인 사용분 즉시 정리: 실수로 쓴 금액은 그 달에 대표나 직원이 회사에 입금합니다.
5. 계정 분류 통일: 같은 성격의 지출은 매달 같은 계정으로 처리합니다.

예시: 월말 점검표

• 예시: 이번 달 법인카드 120건 중 주말 사용 8건, 22시 이후 3건
• 8건 중 6건은 출장 중 식비로 확인, 2건은 개인 사용으로 확인 후 반환
• 기록이 남아 있으면 세무조사 때 설명이 쉬워집니다

직원에게 법인카드를 지급했다면 퇴사나 부서 이동 때 카드 회수와 한도 변경도 규정에 넣어 두세요. 카드 수가 늘수록 누가 어떤 카드를 쓰는지 목록으로 관리하는 것이 기본입니다.

개인 사용분을 정리하지 않으면 결국 가지급금으로 쌓입니다. 가지급금이 왜 위험한지도 함께 확인하세요. 세무조사 대비 관점에서는 세무조사 준비 순서가 도움이 됩니다.

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