중소기업 전결규정·재무규정 만드는 법

전결규정은 회사의 결정 권한을 문서로 나눠 둔 것입니다. "50만 원 이하 소모품은 팀장이, 그 이상은 대표가 승인한다"처럼 누가 무엇을 얼마까지 결정하는지 정합니다. 재무규정은 여기에 더해 통장 관리, 증빙, 지급 절차, 결산 일정 같은 돈 처리 방법을 정한 규칙입니다. 규모가 작아도 이런 규칙이 있으면 대표가 모든 결재를 직접 하지 않아도 되고, 실수와 부정도 줄어듭니다.

전결규정이 필요한 이유

• 대표에게 모든 결재가 몰리는 병목을 줄입니다.
• 직원이 어디까지 스스로 결정해도 되는지 명확해집니다.
• 지출 승인 기록이 남아 세무조사, 투자 실사, 정책자금 심사 때 설명이 쉬워집니다.
• 횡령이나 무단 지출을 막는 기본 장치가 됩니다.

작성 순서

1. 결정 항목 목록 만들기: 지출, 계약, 구매, 채용, 급여 변경, 대출, 투자, 자산 처분 등을 나열합니다.
2. 금액 구간 정하기: 회사의 월 평균 지출 규모를 보고 2~3개 구간으로 나눕니다.
3. 승인자 지정: 구간별로 담당자, 팀장, 대표 중 누가 승인할지 정합니다.
4. 이사회·주주총회 사항 구분: 법령이나 정관상 이사회·주주총회 결의가 필요한 사항은 별도로 표시합니다.
5. 예외 규정: 긴급 지출, 정기 고정비(임차료, 공과금)처럼 사전 승인이 어려운 경우의 처리 방법을 적습니다.

전결 기준표 예시

위 표는 구조를 보여주는 예시입니다. 금액 기준은 회사 규모에 맞게 정하고, 이사회 결의가 필요한 사항은 정관과 상법을 확인해야 합니다. 이사회 결의 요건은 이사회 결의 요건과 정족수를 참고하세요.

재무규정에 넣을 내용

• 법인 통장 용도 구분과 인터넷뱅킹 입력·승인 분리
• 법인카드 사용 범위와 증빙 제출 기한
• 거래처 계좌 등록·변경 시 확인 절차
• 지급일 고정(예: 매월 두 번)과 지급 요청 마감일
• 월결산 일정과 담당자

통장과 카드 관리 원칙은 법인 통장 관리 원칙 5가지와 법인카드, 비용 인정받으려면 이렇게 관리하세요에 자세히 정리했습니다.

만든 뒤 운영 요령

규정은 만들어 두기만 하면 효과가 없습니다. 전 직원에게 공유하고, 전자결재나 공유 문서로 승인 기록을 남기세요. 반년이나 1년마다 금액 기준과 승인자를 회사 상황에 맞게 고칩니다. 규정을 바꿀 때는 변경일과 내용을 기록해 두면 나중에 설명하기 쉽습니다.

작은 회사가 자주 하는 실수

• 대기업 규정을 그대로 복사: 결재 단계가 너무 많아 아무도 지키지 않게 됩니다. 실제 인원과 업무에 맞게 줄이세요.
• 금액 기준만 있고 항목 기준이 없음: 소액이라도 거래처 계좌 변경, 신규 거래처 등록처럼 위험한 일은 대표 확인을 거치게 해야 합니다.
• 대표 본인의 지출은 예외: 대표의 법인카드 사용과 가지급도 증빙과 기록 기준을 똑같이 적용해야 세무상 문제를 줄일 수 있습니다.
• 사후 승인이 일상화: 긴급 예외가 반복되면 규정이 무의미해집니다. 예외 건수를 월말에 확인하세요.

규정은 짧고 분명할수록 잘 지켜집니다. 처음에는 기준표 한 장과 재무 처리 원칙 한 장으로 시작하고, 실제로 문제가 생긴 부분을 중심으로 조금씩 보완하는 방식을 권합니다.

우리 회사 규모에 맞는 전결 기준이 무엇인지 고민된다면, 더타임즈 CFO 무료 재무진단에서 현재 결재 흐름부터 함께 점검해 보시기 바랍니다.