매입채무 지급 일정 관리

매입채무 지급 일정 관리는 거래처에 줄 돈을 언제, 얼마나, 누구 승인으로 줄지 미리 정해 두는 일입니다. 지급일을 고정하고 만기를 한눈에 보면 자금 부족을 미리 알 수 있고, 거래처와의 신뢰도 지킬 수 있습니다. 반대로 그때그때 요청 오는 대로 지급하면 자금 계획이 무너지고 중복 지급 같은 실수가 생깁니다.

매입채무 지급 일정표 만들기

거래처별 조건을 먼저 정리하고, 이를 바탕으로 월별 지급 예정표를 만듭니다.

위 표는 양식 예시입니다. 실제 조건은 계약서와 거래 관행에 맞춰 적습니다.

지급일은 고정하는 것이 좋습니다

지급일을 월 1~2회, 예를 들어 10일과 25일로 고정하면 다음과 같은 장점이 있습니다.

• 자금 계획에서 지출 시점을 예측하기 쉽습니다.
• 거래처도 입금 시점을 예측할 수 있어 독촉 연락이 줄어듭니다.
• 지급 승인과 이체를 한꺼번에 처리해 업무 시간이 줄어듭니다.

고정 지급일은 13주 현금흐름표에 그대로 반영해 부족 자금을 미리 확인합니다.

지급 승인 절차

1. 대조: 발주서, 입고·검수 기록, 세금계산서 금액이 일치하는지 확인합니다.
2. 목록 작성: 담당자가 지급 예정 목록을 만듭니다.
3. 승인: 대표나 승인권자가 목록을 검토하고 승인합니다.
4. 이체 실행: 승인된 목록대로 이체합니다. 목록 작성자와 승인자는 다른 사람이어야 합니다.
5. 장부 반영: 이체 결과를 장부와 맞춰 지급 완료 처리합니다.

계좌 변경 요청은 반드시 확인

거래처를 사칭해 입금 계좌 변경을 요청하는 이메일 사기가 있습니다. 계좌 변경 요청이 오면 기존에 알고 있는 연락처로 전화해 직접 확인하고, 변경 내역을 기록으로 남깁니다.

지급 관련 서류는 이렇게 보관하세요

• 거래처별 폴더에 계약서, 단가표, 결제 조건 변경 합의서를 함께 둡니다.
• 지급 건마다 승인된 지급 목록, 세금계산서, 이체 확인증을 연결해 보관합니다.
• 거래처와 분기나 반기마다 잔액 확인서를 주고받아 서로의 장부 차이를 정리합니다.
• 지급 지연이나 분할 지급을 합의했다면 이메일이라도 문서로 남깁니다.

잔액 확인은 작은 회사에서 소홀히 하기 쉽지만, 세금계산서 누락이나 이중 청구를 찾는 가장 확실한 방법입니다. 외부감사나 투자 실사에서도 주요 거래처 잔액 확인을 요청받는 경우가 많으므로 평소 습관을 들여 두면 좋습니다.

법에서 정한 지급기한을 확인하세요

하도급 거래에 해당하면 하도급법상 목적물 수령일부터 정해진 기간 안에 대금을 지급해야 하고, 늦으면 지연이자가 붙을 수 있습니다. 어음이나 전자채권으로 지급할 때도 할인료 부담 등에 관한 규정이 있습니다. 해당 여부와 세부 기준은 개정될 수 있으므로 거래 전 확인하세요. 결제 수단별 주의점은 전자어음과 외상매출채권, 무엇을 조심하나에서 다룹니다.

지급 일정을 자금 전략으로 쓰는 법

• 매출 회수 조건과 비교해 회수보다 지급이 지나치게 빠른 거래처는 조건 협의를 검토합니다.
• 조기 지급 할인이 있다면 할인율과 예금·차입 금리를 비교해 판단합니다.
• 약속한 지급일을 지키는 것 자체가 협상력이 됩니다. 신뢰가 쌓이면 조건 조정도 쉬워집니다.

지급 일정과 승인 절차를 정리하고 싶다면, 더타임즈 CFO 상담에서 회사에 맞는 지급 체계를 함께 만들어 보실 수 있습니다.