법인 인감과 인감증명서 관리 방법

법인 인감은 회사의 공식 서명과 같습니다. 설립등기 때 등기소에 신고한 도장이 법인 인감이고, 이 도장이 진짜임을 증명하는 서류가 법인 인감증명서입니다. 대출, 부동산 거래, 중요한 계약에 쓰이기 때문에 관리가 허술하면 대표가 모르는 사이에 회사 명의 계약이 맺어질 수도 있습니다.

법인 인감과 사용인감은 무엇이 다른가요?

사용인감계는 "이 도장을 회사 업무에 쓰는 도장으로 사용한다"는 내용에 법인 인감을 찍은 서류입니다. 거래처가 사용인감으로 계약하겠다고 하면 보통 사용인감계와 법인 인감증명서를 함께 요구합니다.

법인 인감증명서는 어떻게 발급하나요?

1. 법인인감카드: 인감 신고 후 등기소에서 카드를 발급받고 비밀번호를 정합니다.
2. 등기소 창구: 인감카드와 비밀번호로 발급을 신청합니다. 대리인도 카드와 비밀번호가 있으면 발급할 수 있습니다.
3. 무인발급기: 등기소 등에 설치된 무인발급기에서 카드와 비밀번호로 발급합니다.
4. 전자 발급: 전자증명서를 이용해 온라인으로 발급하는 방법도 있습니다.

발급 방법과 수수료는 바뀔 수 있으므로 인터넷등기소에서 최신 안내를 확인하세요.

인감은 어떻게 관리해야 하나요?

작은 회사일수록 인감 관리가 느슨해지기 쉽습니다. 다음 규칙만 지켜도 대부분의 사고를 막을 수 있습니다.

• 법인 인감과 인감카드는 보관자를 정하고 잠금장치가 있는 곳에 둡니다.
• 인감카드와 비밀번호는 같은 사람이 함께 갖지 않도록 나누는 것이 안전합니다.
• 날인 대장을 만들어 날짜, 문서명, 용도, 요청자, 승인자를 기록합니다.
• 인감증명서 발급도 대장에 기록하고, 사용처를 확인합니다.
• 법인 통장 거래 인감과 법인 인감을 구분해 관리합니다.

통장과 인감을 함께 관리하는 원칙은 법인 통장 관리에서도 다룹니다.

인감을 잃어버리거나 대표가 바뀌면?

인감을 분실하면 즉시 등기소에 인감 변경(개인) 신고를 해서 기존 인감을 쓸 수 없게 해야 합니다. 인감카드를 잃어버린 경우에도 재발급과 함께 기존 카드를 무효로 처리합니다. 대표이사가 바뀌면 새 대표가 인감을 신고해야 하므로, 대표 변경 등기와 함께 인감 신고를 처리합니다. 절차는 대표이사 변경을 참고하세요.

인감이 필요한 서류를 준비할 때

등기용 의사록이나 위임장에는 법인 인감 날인과 인감증명서 첨부를 요구하는 경우가 많고, 일부 서류는 공증을 받아야 합니다. 공증이 필요한 경우는 의사록 공증에서 확인할 수 있습니다. 인감증명서는 발급일로부터 일정 기간 이내의 것만 받아 주는 곳이 많으니 제출처 기준도 확인하세요.

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